Każdy, kto prowadzi własną firmę, lub myśli o jej założeniu potwierdzi, że kwestie związane z rzetelnym i terminowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych są jednym z fundamentów, na których buduje się stabilną pozycję przedsiębiorstwa.
Dlatego tak wiele osób zastanawia się, czy zatrudnić księgowego na etat, czy zdecydować się na outsorsing usług i powierzyć finanse swojej firmy zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Pomożemy Państwu w podjęciu tej ważnej decyzji.
Jedną ze spółek grupy Aureus jest Aureus Finanse. Troszcząc się o bezpieczeństwo podatkowe swoich Klientów, zapewnia nie tylko kompleksową obsługę księgową, ale również doradztwo prawno-podatkowe oraz obsługę kadrowo-płacową. Zespół zdobywał doświadczenie pracując dla międzynarodowych korporacji. Dzięki temu potrafi działać w sposób kompleksowy, zapewniając przy tym indywidualne podejście do każdego Klienta.
Co będzie korzystniejsze z punktu widzenia prowadzącego działalność gospodarczą?
Rozpatrzmy taką sytuację: prowadzę firmę w Poznaniu.
Czy bardziej opłaca się zatrudnienie księgowego u siebie w biurze, czy skorzystanie z usług zewnętrznych biura rachunkowego np. ze Śląska?
To zależy od dwóch rzeczy – wyjaśnia Daniel Iwaniuk, właściciel i główny księgowy Aureus Finanse. Pierwsza z nich to niewątpliwie kwestia wielkości firmy. Gdy firma jest duża, prowadzenie działalności księgowej przez podmiot zewnętrzny jest trochę dysfunkcyjne. Drugi aspekt, który należy rozważyć przy podejmowaniu takiej decyzji, to zakres czynności, jakie biuro rachunkowe miałoby wykonywać. Część przedsiębiorców bowiem oczekuje od biura rachunkowego, aby wykonywało działania nie tylko z zakresu księgowości i rozliczania kadr, ale także wprowadzało przelewy lub wystawiało faktury i wysyłało je do kontrahentów. To już jest szerszy zakres, wykraczający poza standardową obsługę księgową. Duże podmioty gospodarcze, ale także średnie firmy (np. zatrudniające około 50 osób) powinny zatrudniać księgowych lub posiadać cały dział księgowy u siebie. Potwierdza to struktura firm, które obsługuje Aureus Finanse – są to w zdecydowanej większości mikro i małe przedsiębiorstwa.
Oczywiście nie można wykluczyć, że zewnętrzne biuro rachunkowe, takie jak Aureus Finanse, podejmie się obsługi księgowej również firmy średniej wielkości. Jednak każda taka decyzja musi być poprzedzona rzetelną analizą specyfiki działalności potencjalnego Klienta oraz zakresu prac, jakie miałyby być dla niego wykonywane. Natomiast drugorzędną kwestią jest branża, w której dana firma działa.
Aspektem, który właściciele firm przede wszystkim biorą pod uwagę podejmując decyzję o zatrudnieniu księgowego na etat lub zleceniu działań firmie zewnętrznej, są koszty. Co więc, pod względem finansowym, bardziej opłaca się przedsiębiorcy?
W sektorze mikro i małych firm współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym jest na pewno tańsza – zapewnia Daniel Iwaniuk. Nawet zatrudnienie księgowego za minimalne krajowe wynagrodzenie, a księgowi zarabiają zwykle powyżej tej kwoty, będzie mniej korzystne finansowo. W Aureus Finanse ceny za obsługę księgową zaczynają się już od 200 zł miesięcznie.
Część osób może mieć obawy, że skoro jest to firma zewnętrzna, czasem znajdująca się w innym mieście niż miejsce prowadzenia działalności, kontakt z księgowym może być utrudniony, a proces przebiegu informacji dłuższy niż w wypadku pracownika zatrudnionego na stałe w siedzibie firmy.
Jeżeli biuro rachunkowe jest dobrze zorganizowane, a tak jest w przypadku Aureus Finanse, to takiego niebezpieczeństwa nie ma – zapewnia Iwaniuk. Pracuję w tej branży od wielu lat i w mojej praktyce nie zdarzyło się, żeby np. dokumenty zostały zgubione, nie dotarły do Klienta itp. Niebagatelny wpływ na bezpieczeństwo i terminowość ma także postępująca cały czas cyfryzacja księgowości.
Bardzo ważnym aspektem, który należy brać pod uwagę podejmując decyzję o zatrudnieniu księgowego na etat lub podjęciu współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym, jest kwestia zakresu odpowiedzialności za błędy księgowe. Biuro rachunkowe, które prowadzi swojemu Klientowi pełną księgowość, ma obowiązek wykupienia polisy OC, która daje przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa i pewność uzyskania wysokiego odszkodowania, jeśli do błędów dojdzie z winy zewnętrznego biura rachunkowego. W takim wypadku wypłacone odszkodowanie może być znacznie wyższe niż to, które można uzyskać od osoby zatrudnionej na etacie.
Czym zatem kierować się przy wyborze zewnętrznego biura rachunkowego?
Najlepiej rekomendacjami innych przedsiębiorców, swoich znajomych, a także opiniami w Google – radzi właściciel Aureus Finanse. Większość naszych nowych Klientów to podmioty, które zgłosiły się do nas właśnie dzięki bardzo dobrym referencjom wystawianym Aureus Finanse przez naszych zadowolonych, dotychczasowych Klientów.